Có một buổi họp dự án cách đây vài năm mà đến giờ tôi vẫn nhớ như in.
Hôm đó chỉ còn đúng hai tuần nữa là đến ngày bấm nút Go-Live (vận hành chính thức) cho một khách hàng sản xuất. Không khí trong phòng họp căng như dây đàn. Anh giám đốc công ty, một người rất kỹ tính và cầu toàn, liên tục lật mở danh sách yêu cầu và lắc đầu: “Thiện ơi, anh thấy cái form in phiếu xuất kho này nhìn chưa thuận mắt lắm. Với lại bên kinh doanh vừa đề xuất thêm ba trường thông tin nữa để quản lý chiết khấu. Hay là mình hoãn lại một tháng, làm cho thật hoàn hảo rồi hãy chạy?”
Đó là khoảnh khắc mà bất kỳ người quản lý dự án (PM) nào cũng từng đối mặt. Tôi hiểu tâm lý của anh: đặt cược cả cơ nghiệp vào một hệ thống mới toanh, ai mà chẳng run, ai mà chẳng sợ có sự cố. Nhưng với kinh nghiệm lăn lộn qua hàng chục dự án ERP lớn nhỏ, tôi biết rất rõ: nếu nhượng bộ và đồng ý lùi ngày hôm nay, dự án này sẽ không bao giờ về đích được nữa.
Tôi đã ngồi lại với anh suốt ba tiếng đồng hồ hôm đó, không phải để đôi co về mặt kỹ thuật, mà để cùng anh nhìn lại một sự thật căn bản: ERP là một công cụ vận hành, không phải một bức tranh sơn dầu để ta đứng ngắm nghía và tỉa tót cho đến khi hoàn mỹ.
Cái bẫy của sự cầu toàn trong triển khai phần mềm
Tại sao tôi luôn kiên quyết thúc đẩy việc đưa hệ thống vào vận hành thật càng sớm càng tốt?
Nhiều người nghĩ làm PM thì chỉ muốn “chạy cho xong để nghiệm thu lấy tiền”. Nhưng lý do thực sự sâu xa hơn thế nhiều:
1. Giá trị chỉ bắt đầu sinh ra khi dữ liệu thật chảy qua hệ thống
Một hệ thống dù được thiết kế đẹp đẽ đến đâu, tính năng thông minh đến mấy, nhưng chừng nào nó còn nằm trong môi trường thử nghiệm (staging), giá trị của nó đối với doanh nghiệp vẫn bằng con số không tròn trĩnh. Bạn không thể tối ưu hóa chi phí, không thể kiểm soát thất thoát kho, và cũng không thể có số liệu thực tế để ra quyết định kinh doanh nếu nhân viên chưa thực sự gõ từng đơn hàng thật vào hệ thống mỗi ngày.
2. Thực tế vận hành luôn sinh động hơn kịch bản trên giấy
Bạn có thể ngồi trong phòng máy lạnh lập ra hàng trăm kịch bản kiểm thử (test cases). Nhưng tôi cam đoan với bạn: chỉ cần ngày đầu tiên bấm nút chạy thật, những tình huống “oái oăm” nhất ngoài đời thực sẽ lập tức xuất hiện. Một khách hàng nợ tiền bất ngờ đổi ý trả bằng hai tài khoản khác nhau; một kiện hàng về đến kho bị ướt một nửa cần nhập kho một phần… Những thứ đó, không có kịch bản giả lập nào lường trước hết được. Càng đối mặt sớm, doanh nghiệp càng trưởng thành nhanh.
3. Cái giá đắt đỏ của việc “chạy song song”
Mỗi tuần dự án bị trì hoãn là một tuần doanh nghiệp phải gánh chịu chi phí cơ hội khổng lồ. Tệ nhất là tình trạng bắt nhân viên phải nhập liệu song song trên cả phần mềm cũ lẫn phần mềm mới. Hãy thử tưởng tượng sau 8 tiếng làm việc căng thẳng, nhân viên của bạn phải ngồi lại thêm 2 tiếng chỉ để gõ lại những gì mình đã làm vào một hệ thống khác. Sau một tháng, sự hào hứng ban đầu sẽ biến thành kiệt sức và bất mãn.
4. Tinh thần của đội ngũ là tài sản quý giá nhất
Triển khai ERP là một cuộc chạy marathon đường trường. Càng kéo dài thời gian, niềm tin của anh em trong công ty càng bị xói mòn. Ngược lại, một cột mốc Go-Live đúng hạn, dù còn một vài hạt sạn nhỏ, sẽ mang lại một cú hích tinh thần cực lớn. Cảm giác cả tập thể cùng vượt qua vạch xuất phát và reo lên: “Chúng ta làm được rồi!” chính là nguồn năng lượng nuôi dưỡng dự án trong những giai đoạn tiếp theo.
Thắng cả cuộc chiến quan trọng hơn việc thắng từng trận đánh nhỏ. Hãy dũng cảm đưa phiên bản cốt lõi (MVP) vào vận hành, rồi liên tục cải tiến theo từng tuần. Bạn càng chạy sớm, bạn càng nhanh giỏi. Bạn càng đợi hoàn hảo, bạn càng đứng yên tại chỗ.
8 căn bệnh kinh điển khiến các dự án ERP ngã ngựa
Nếu có ai hỏi tôi vì sao tỷ lệ dự án ERP thất bại trên thế giới lại cao đến vậy, tôi có thể kể ngay 8 lý do mà mình gặp đi gặp lại đến mức thuộc lòng:
- Phạm vi phình to không kiểm soát (Scope Creep): Ban đầu chỉ định làm quản lý bán hàng và kho, nhưng càng làm lại càng muốn nhét thêm nhân sự, sản xuất, chấm công… Không có ranh giới rõ ràng, dự án như một chiếc xe tải bị chất quá tải, sớm muộn cũng gãy trục giữa đường.
- Sa đà vào tiểu tiết giao diện: Tốn hàng chục giờ họp căng thẳng chỉ để tranh cãi xem cái nút bấm nên đặt bên trái hay bên phải, màu xanh hay màu xám, trong khi bài toán luân chuyển chứng từ kho thì chưa ai buồn chuẩn hóa.
- Lãnh đạo “khoán trắng” cho cấp dưới: Ban giám đốc nghĩ rằng mua phần mềm là việc của phòng IT. Khi các phòng ban xung đột quy trình mà không có người cầm trịch đứng ra phân xử, dự án lập tức rơi vào bế tắc.
- Coi nhẹ việc quản trị sự thay đổi (Change Management): Chỉ lo dạy nhân viên bấm nút nào trên màn hình, mà quên mất việc làm tư tưởng, lắng nghe và giải tỏa nỗi lo sợ bị mất quyền lực hay sợ bị đánh giá của họ.
- Cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người: Một hệ thống tốt không thể chiều theo mọi thói quen vụn vặt của từng cá nhân. Khi cố gắng làm vừa lòng tất cả, bạn sẽ tạo ra một con “quái vật” quy trình chắp vá không ai dùng nổi.
- Ảo tưởng rằng ERP sẽ tự sửa chữa một quy trình tồi: Nếu quy trình quản lý kho thực tế của bạn đang lộn xộn, việc đưa ERP vào chỉ giúp bạn nhìn thấy sự lộn xộn đó… rõ ràng hơn và tốn kém hơn mà thôi.
- Đổ “rác” vào nhà mới: Đưa toàn bộ danh mục khách hàng trùng lặp, mã hàng hóa rác từ hệ thống cũ nhiều năm qua sang ERP mới mà không chịu dọn dẹp, sàng lọc trước.
- Nghiệm thu vội vàng vì áp lực thời gian: Đến phút chót nhận ra còn nhiều lỗ hổng lớn nhưng lại nhắm mắt cho qua để kịp báo cáo, dẫn đến thảm họa dữ liệu sai lệch sau khi chạy thật.
Hãy để ý kỹ mà xem: Không có bất kỳ lý do nào trong 8 điều trên xuất phát từ lỗi kỹ thuật hay phần mềm dở. Tất cả đều là những câu chuyện về kỷ luật, tâm lý con người và năng lực ra quyết định của ban lãnh đạo.
Vận hành chính thức (Go-Live) không phải là vạch đích
Một trong những bài học đắt giá mà tôi luôn chia sẻ với đội ngũ tại Leonix là: Đừng bao giờ coi ngày Go-Live là ngày kết thúc dự án.
Thực chất, Go-Live chỉ mới là thời điểm đứa con tinh thần được sinh ra. Sau ngày hôm đó là giai đoạn chăm sóc đặc biệt (Hypercare), nơi những va quẹt thực tế bắt đầu xuất hiện và người dùng cần được hỗ trợ sát sao nhất để không nản lòng.
Giai đoạn này cần được thiết lập ranh giới rất rõ ràng: hỗ trợ tập trung trong vòng bao nhiêu tuần, tiêu chí như thế nào thì được coi là hệ thống đã đi vào quỹ đạo ổn định. Khi có sự ranh giới và cam kết minh bạch, cả bên triển khai lẫn doanh nghiệp đều sẽ cảm thấy an tâm và giữ được mối quan hệ bền chặt dài lâu.
Triển khai ERP giống như việc bạn bắt đầu một chế độ tập gym để rèn luyện sức khỏe vậy. Mua thẻ tập hay thuê huấn luyện viên chỉ là bước khởi đầu. Giá trị thật sự chỉ đến khi bạn kiên trì xỏ giày vào chạy và nâng tạ mỗi ngày, bất kể trời nắng hay trời mưa.