Trong cuốn sổ tay tôi luôn mang theo bên mình từ những ngày đầu chập chững bước vào nghề tư vấn, có một dòng chữ tiếng Anh ngắn ngủi mà tôi chép lại và chưa từng muốn gạch đi:
“Technology is easy. People are hard.”
(Công nghệ thì dễ, con người mới là bài toán khó).
Suốt nhiều năm đi làm việc với các chủ doanh nghiệp, từ các xưởng sản xuất gia đình cho đến các công ty thương mại hàng trăm nhân sự, câu hỏi tôi nhận được nhiều nhất luôn là: “Thiện ơi, công ty anh/chị đợt này muốn chuyển đổi số thì nên mua phần mềm nào?”.
Mỗi lần nghe câu hỏi ấy, tôi thường xin phép dừng lại một nhịp rồi mới trả lời. Bởi nếu chỉ chăm chăm đi tìm phần mềm, rất có thể doanh nghiệp đang chuẩn bị ném tiền qua cửa sổ.
1. Chuyển đổi số bản chất là thay đổi hành vi, không phải mua phần mềm
Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần ký một hợp đồng vài trăm triệu, cài đặt một phần mềm ERP bóng bẩy lên máy tính là công ty đã “chuyển đổi số thành công”. Nhưng thực tế phũ phàng hơn nhiều.
Tôi đã từng chứng kiến không ít dự án mà ban giám đốc rất hào hứng, chi tiền không tiếc tay, nhưng chỉ sau ba tháng đưa vào sử dụng, hệ thống bắt đầu rơi vào cảnh “vườn hoang cỏ cháy”. Nhân viên kinh doanh vẫn lén mở sổ tay cá nhân để ghi chép khách hàng. Kế toán vẫn xuất dữ liệu ra file Excel riêng để tính toán cho “chắc cú”.
Tại sao lại như vậy? Không phải vì phần mềm dở, cũng chẳng phải vì nhân viên dốt. Mà bởi vì bản năng tự nhiên của con người là sợ sự thay đổi và bám lấy cảm giác an toàn.
Một thói quen đã ăn sâu 5 năm, 10 năm không thể biến mất chỉ sau một buổi đào tạo kéo dài 2 tiếng đồng hồ. Nếu ban lãnh đạo không trả lời được cho nhân viên câu hỏi cốt lõi: “Hệ thống mới này giúp công việc mỗi ngày của em bớt cực hơn chỗ nào?”, thì phần mềm xịn đến mấy cũng chỉ là một gánh nặng thêm thắt vào một ngày làm việc vốn đã quá tải của họ.
Chuyển đổi số, suy cho cùng, là một bài toán về tâm lý học hành vi. Phần mềm chỉ là cái cớ, là cái khung xương để những thói quen làm việc mới có chỗ bám víu vào mà thôi.
2. Đừng vội mua ERP khi một bảng tính vẫn còn làm tốt việc của nó
Nghe có vẻ kỳ cục khi một người mở công ty triển khai ERP như tôi lại khuyên khách hàng… đừng vội mua ERP. Nhưng đó là sự thật mà tôi luôn kiên định.
Một công ty có doanh thu vài tỷ, quy trình còn đang thay đổi xoành xoạch từng tuần thì việc cố đấm ăn xôi cài đặt một hệ thống ERP đồ sộ chẳng khác nào bắt một đứa trẻ học cấp một phải mặc bộ giáp sắt của võ sĩ giác đấu. Nó không giúp đứa trẻ mạnh lên, nó chỉ làm đứa trẻ ngã khuỵu vì kiệt sức.
Điều mà mọi doanh nghiệp thực sự cần không phải là một cái tên công nghệ thời thượng, mà là loại bỏ sự lãng phí và tự động hóa những tác vụ lặp đi lặp lại.
Nếu một bạn nhân viên kế toán mỗi ngày mất 3 tiếng chỉ để gõ lại số liệu từ hóa đơn giấy vào phần mềm, hãy tìm cách tự động hóa khâu đó. Nếu đội bán hàng mất nửa ngày để đối soát công nợ bằng cách gọi điện qua lại, hãy dựng một bảng tính Google Sheets liên kết tự động. Khi quy trình còn lộn xộn, mang công nghệ vào chỉ làm cho sự lộn xộn ấy nhân lên gấp bội.
Bill Gates từng có một đúc kết kinh điển mà tôi luôn nhắc nhở bản thân:
Quy tắc thứ nhất: Tự động hóa áp dụng cho một quy trình hiệu quả sẽ nhân rộng hiệu quả đó.
Quy tắc thứ hai: Tự động hóa áp dụng cho một quy trình kém hiệu quả sẽ chỉ nhân rộng sự kém hiệu quả đó.
Bởi vậy, bước đi đầu tiên của chuyển đổi số chưa bao giờ là mở danh mục tính năng phần mềm ra xem. Bước đầu tiên luôn là can đảm nhìn thẳng vào quy trình hiện tại, cầm cây bút chì lên và gạch đi những bước rườm rà không tạo ra giá trị.
3. Con sâu hóa bướm, hay chỉ là con sâu chạy nhanh hơn?
Trong giới công nghệ có một hình ảnh ẩn dụ rất đắt: Chuyển đổi số làm đúng cách giống như quá trình con sâu lột xác thành bướm, một sự thay đổi hoàn toàn về chất và tầm vóc. Nhưng nếu làm sai cách, tất cả những gì bạn tạo ra chỉ là một con sâu… biết bò nhanh hơn một chút.
Một công ty số hóa theo kiểu “con sâu chạy nhanh hơn” là công ty giữ nguyên tư duy quan liêu, giấy tờ cũ kỹ rồi bê nguyên xi mớ thủ tục đó lên máy tính: bắt nhân viên điền 15 trường thông tin vô nghĩa thay vì viết tay, bắt duyệt qua 4 cấp quản lý trên ứng dụng thay vì ký giấy. Người dùng cuối cảm thấy ngột ngạt hơn, chi phí vận hành tăng lên, nhưng trải nghiệm khách hàng thì chẳng cải thiện lấy một phân.
Để thực sự “hóa bướm”, sự chuyển mình đó phải đến từ ba trụ cột:
- Sự dấn thân thật sự của người đứng đầu: Ban lãnh đạo không thể chỉ ngồi trong phòng lạnh ký séc rồi giao khoán toàn bộ cho phòng IT. Sếp phải là người dùng đầu tiên, là người kiên quyết từ chối nhận các báo cáo viết tay cũ kỹ, và là người đứng ra gỡ rối khi các phòng ban xung đột lợi ích.
- Chiến lược đi từ dưới lên (Bottom-up): Đừng cố vẽ ra một đại dự án kéo dài hai năm trời rồi mới thấy kết quả. Hãy bắt đầu từ những vấn đề nhức nhối nhất, giải quyết dứt điểm một điểm nghẽn nhỏ trong vòng 4 tuần để mọi người nhìn thấy lợi ích thật (quick wins). Niềm tin chỉ được xây dựng bằng những kết quả sờ nắn được.
- Tìm kiếm những “đại sứ thay đổi” (Champions): Ở mỗi phòng ban, luôn có những người trẻ tò mò, thích cái mới và sẵn sàng thử nghiệm. Hãy trao quyền cho họ, để chính họ lan tỏa cảm hứng và hướng dẫn lại cho đồng nghiệp của mình. Lời khuyên từ người đồng nghiệp ngồi cạnh bao giờ cũng có sức thuyết phục gấp mười lần lời chỉ đạo của chuyên gia tư vấn.
Người cầm vũ khí mới quyết định thắng bại
Trong một tài liệu về chiến lược chuyển đổi số mà tôi rất tâm đắc, có một ý tứ sâu sắc: Trong chiến tranh hiện đại, vũ khí tối tân dĩ nhiên quan trọng, nhưng yếu tố quyết định cục diện trên chiến trường vẫn là tinh thần và năng lực của người cầm vũ khí.
Kodak sụp đổ không phải vì họ thiếu công nghệ chụp ảnh kỹ thuật số: chính các kỹ sư của Kodak là người phát minh ra máy ảnh kỹ thuật số đầu tiên trên thế giới. Các hãng taxi truyền thống lao đao trước Grab và Uber cũng không phải vì họ không đủ tiền thuê người viết một cái app đặt xe. Họ thất bại vì bộ máy lãnh đạo quá chậm chạp trong việc thay đổi mô hình kinh doanh và từ bỏ những thói quen cũ đã từng đem lại thành công trong quá khứ.
Chính vì vậy, mỗi khi bước vào một dự án mới cùng Leonix, tôi luôn tự nhắc mình một điều: Tôi không đến đây để bán cho khách hàng một mớ tính năng phần mềm. Tôi đến để cùng họ xây dựng một văn hóa làm việc minh bạch hơn, hiệu quả hơn, và giúp những con người trong tổ chức đó tìm lại niềm vui trong công việc mỗi ngày.
Khi con người đã thông suốt và sẵn sàng, công nghệ tự khắc sẽ trở thành đôi cánh.
