Thỉnh thoảng ngồi nhìn lại chặng đường hơn một thập kỷ đi làm, tôi vẫn hay bật cười vì những ngã rẽ kỳ lạ của đời mình.
Năm 2013, tôi bắt đầu sự nghiệp tại Suntory PepsiCo Vietnam. Khi ấy, chức danh quản lý bán hàng khu vực nghe có vẻ oai, phụ trách từ kênh siêu thị hiện đại ở TP.HCM, Đông Nam Bộ cho tới các đại lý truyền thống tít miền Tây sông nước. Nhưng công việc thực tế mỗi sáng của tôi lại chẳng hào nhoáng chút nào: nó gắn liền với mặt kệ hàng.
Ngày nào cũng vậy, tôi xách xe ra đường, ghé qua từng siêu thị, lúi húi đếm từng lốc Pepsi, 7Up, Aquafina. Tôi quan sát vị trí đặt lon nước có ngang tầm mắt khách hàng không, nhãn chai có quay ra ngoài không, diện tích trưng bày (share of shelf) của mình so với đối thủ ra sao. Tôi làm việc cùng một đội ngũ 18 anh em bán hàng, rèn cho nhau từng thói quen nhỏ nhất: đi đúng tuyến, kiểm đúng mẫu, ghi nhận đúng tồn kho.
Không có chiến lược đao to búa lớn nào cả. Chỉ là những việc rất vụn vặt, lặp đi lặp lại mỗi ngày với một sự kỷ luật gần như tuyệt đối. Kết quả là sau ba năm, độ phủ trưng bày của khu vực tăng khoảng 25%, còn doanh số duy trì mức tăng trưởng trung bình 30% mỗi năm.
Mãi về sau này, khi đã bước qua nhiều ngã rẽ khác, tôi mới thấm thía bài học đầu đời ấy: Những thành tựu lớn trong kinh doanh hiếm khi đến từ các phép màu bất ngờ. Chúng hầu như luôn là quả ngọt của những việc rất nhỏ được thực hiện đều đặn và có hệ thống.
Bước ra khỏi vùng an toàn: Từ tập đoàn lớn về một công ty nhập khẩu nhỏ
Năm 2017, tôi quyết định rời bỏ môi trường tập đoàn đa quốc gia nhiều phúc lợi để sang làm Tổng giám đốc cho một công ty nhập khẩu quy mô nhỏ.
Đó là một cú sốc văn hóa thực sự. Ở PepsiCo, mọi thứ đã như một cỗ máy bôi trơn hoàn hảo: quy trình có sẵn bằng văn bản dày cộp, phần mềm quản lý toàn cầu, phòng ban nào biết việc phòng ban nấy. Còn ở công ty mới, tôi bước vào một căn phòng mà hầu như mọi thứ vận hành theo… trí nhớ của từng nhân viên. Hàng tồn trong kho bao nhiêu không ai dám chắc chắn, đơn giao trễ hẹn xảy ra như cơm bữa, dòng tiền lúc nào cũng trong trạng thái thót tim.
Không có ngân sách hàng chục nghìn đô để mua phần mềm xịn, thứ duy nhất tôi có trong tay lúc đó là Google Sheets.
Tôi bắt tay vào dựng lại từ đầu: bảng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, bảng kiểm soát đơn hàng, luồng giao nhận và đối soát công nợ. Mỗi nhân viên được hướng dẫn nhập liệu đúng một chỗ, theo đúng một chuẩn. Sau 8 tháng, doanh số công ty tăng gấp ba lần, và chúng tôi có lãi chỉ sau hai tháng đầu tiên tái cấu trúc.
Khoảnh khắc đó đã làm thay đổi hoàn toàn lăng kính làm nghề của tôi: Một doanh nghiệp không cần phải có phần mềm đắt tiền mới vận hành tốt được. Điều họ thực sự cần là một tư duy ngăn nắp và một trật tự rõ ràng cho những luồng công việc của chính mình.
Gặp Odoo và nhận ra “Công nghệ thì dễ, con người mới khó”
Năm 2018, tôi gia nhập Port Cities Vietnam với vai trò Quản lý dự án, chính thức bước chân vào thế giới của Odoo ERP.
Nếu như Google Sheets là chiếc xe đạp, thì ERP chính là cỗ máy phản lực. Nó kết nối toàn bộ mạch máu của doanh nghiệp: từ bán hàng, mua hàng, kho bãi, sản xuất cho đến hạch toán kế toán. Thế nhưng, đây cũng là nơi tôi chứng kiến nhiều sự đổ vỡ nhất.
Tôi nhận ra một nghịch lý: viết code hay cấu hình hệ thống trên Odoo thực ra rất nhanh. Cái khó nhất, cái làm các dự án ERP trễ hạn hay thất bại ê chề, lại nằm ở sự kháng cự của con người.
Một cô thủ kho đã quen ghi sổ tay 10 năm nay sẽ thấy phần mềm là một gánh nặng. Một anh nhân viên kinh doanh đã quen nhắn tin Zalo chốt đơn sẽ thấy việc tạo báo giá trên hệ thống là rườm rà. Nếu người làm dự án chỉ chăm chăm bàn giao tính năng mà không đồng hành để gỡ bỏ nỗi sợ của người dùng, hệ thống ấy coi như đã chết từ trong trứng nước.
Những dự án thành công nhất mà tôi từng dẫn dắt không phải là những dự án có nhiều tính năng tùy biến phức tạp nhất, mà là những nơi chúng tôi dành thời gian ngồi lại với người dùng cuối, lắng nghe họ than phiền, đơn giản hóa quy trình trước khi gõ phím cấu hình máy tính.
Thao trường Sumato: Quản trị 150 con người giữa tâm bão Covid
Đầu năm 2020, tôi cùng các cộng sự sáng lập Sumato Education, một chuỗi trung tâm đào tạo công nghệ và sáng tạo cho trẻ em.
Chúng tôi mở liên tiếp 5 trung tâm, chạm mốc hơn 800 học viên và xây dựng một đội ngũ lên tới hơn 150 nhân sự cả toàn thời gian lẫn bán thời gian. Rồi đại dịch Covid-19 ập xuống như một cơn địa chấn. Các lớp học trực tiếp phải đóng cửa hoàn toàn sau lệnh giãn cách xã hội.
Trong cơn sinh tử đó, chúng tôi không có đường lùi. Tôi vừa làm vai trò điều hành, vừa tự tay thiết kế và số hóa toàn bộ bộ máy: từ tuyển sinh, marketing, chấm công, tính lương cho đến việc tự phát triển một nền tảng học trực tuyến riêng để học viên không bị gián đoạn bài học.
Đó là hai năm bào mòn sức lực nhưng cũng là trường học thực chiến quý giá nhất mà tôi từng trải qua. Nó dạy tôi cách giữ bình tĩnh khi đối diện với khủng hoảng, cách xây dựng niềm tin giữa các nhân sự khi không thể gặp mặt trực tiếp, và cách vận hành một tổ chức dựa trên sự tự giác thay vì kiểm soát vi mô.
Leonix Vietnam: Nơi tôi gom tất cả trải nghiệm vào một sứ mệnh
Cuối năm 2021, tôi thành lập Leonix Vietnam.
Nhiều người nhìn vào và bảo: “Lại thêm một công ty triển khai Odoo nữa à?”. Nhưng ngay từ ngày đầu, tôi đã xác định Leonix không bao giờ là một công ty đi bán giấy phép phần mềm hay đếm giờ công tính tiền. Tôi muốn Leonix là một người bạn đồng hành chuyển đổi số thực chiến.
Chúng tôi không mang một giải pháp đóng hộp đến ép khách hàng phải dùng. Chúng tôi ngồi xuống cùng chủ doanh nghiệp, mổ xẻ xem dòng tiền đang tắc ở đâu, kho bãi đang thất thoát chỗ nào, nhân viên đang lãng phí thời gian vào việc gì. Sau đó, mới dùng Odoo và các giải pháp phụ trợ (từ AI số hóa hóa đơn, chuẩn hóa báo cáo thuế Việt Nam cho đến tích hợp Zalo ZNS) để giải quyết đúng nỗi đau đó.
Có những khách hàng đi cùng Leonix từ những ngày đầu, quy mô của họ tăng trưởng gấp 8 lần sau ba năm, và họ vẫn chọn gắn bó với chúng tôi. Tỷ lệ khách hàng tiếp tục đồng hành đạt trên 95% chính là thước đo giá trị lớn nhất mà tôi tự hào về anh em tại Leonix.
13 năm, và chỉ duy nhất một bài học
Nhìn lại 13 năm trôi qua trong chớp mắt (từ những ngày lấm lem mồ hôi đứng xếp từng chai nước ngọt ở siêu thị, cho tới lúc ngồi trong phòng họp bàn chiến lược số hóa với các chủ doanh nghiệp lớn), tôi nhận ra bản chất công việc của mình chưa từng thay đổi:
Doanh nghiệp không tốt lên nhờ công nghệ mới nhất hay đắt tiền nhất. Doanh nghiệp chỉ tốt lên khi con người trong đó hiểu rõ việc mình làm, và có một hệ thống đủ rõ ràng để họ yên tâm làm tốt việc đó mỗi ngày.
Blog này ra đời cũng vì lẽ đó: như một cuốn sổ tay ghi chép lại những trải nghiệm thật, những vấp váp thật và những bài học không có trong sách giáo khoa của một người trót mang duyên nợ với nghề vận hành.