Có một câu hỏi mà tôi nhận được nhiều nhất từ các chủ doanh nghiệp khi ngồi uống cà phê cùng họ:
“Thiện ơi, công ty anh quy mô nhỏ / vừa, ngân sách có hạn, người thì quen làm kiểu thủ công rồi. Liệu chuyển đổi số có khả thi không, và bí quyết quan trọng nhất là gì?”
Câu trả lời chân thành của tôi luôn là: Chuyển đổi số không phân biệt quy mô doanh nghiệp.
Một công ty gia đình có 15 nhân viên vẫn có thể chuyển đổi số xuất sắc để vận hành tinh gọn gấp ba lần. Ngược lại, một tập đoàn nghìn tỷ hoàn toàn có thể ném hàng chục tỷ đồng qua cửa sổ cho một hệ thống ERP đồ sộ rồi đắp chiếu bỏ đó.
Sự khác biệt không nằm ở số vốn bạn có, mà nằm ở những tâm niệm cốt lõi mà ban lãnh đạo và đội ngũ cùng khắc sâu trước khi bắt tay vào làm. Dưới đây là 7 điều tôi luôn nhắc nhở bản thân và khách hàng của Leonix mỗi ngày:
7 điều cần tâm niệm cho hành trình chuyển đổi số
Bài toán kinh doanh đi trước, công nghệ lùi lại một bước
"Doanh nghiệp không cần công nghệ tân tiến nhất; doanh nghiệp cần giải quyết nút thắt vận hành nhức nhối nhất."
Nhiều người bước vào chuyển đổi số với tâm lý “sính công nghệ”. Thấy thị trường nói nhiều về AI, Cloud, Big Data là muốn đưa vào ngay mà không rõ đưa vào để làm gì.
Hãy luôn nhớ rằng: Công nghệ chỉ là chiếc đòn bẩy. Nếu bạn đặt chiếc đòn bẩy vào một điểm tựa trống rỗng, nó không thể nâng được bất cứ thứ gì. Mọi khoản đầu tư công nghệ đều phải bắt đầu từ bảng cân đối kế toán hoặc trải nghiệm của khách hàng.
- ›Xác định rõ 3 chỉ số tài chính hoặc vận hành cần cải thiện (ví dụ: giảm thời gian đóng sổ kế toán, giảm tỷ lệ hàng thất thoát, tăng tốc độ xử lý đơn)
- ›Nếu một tính năng phần mềm không phục vụ trực tiếp cho mục tiêu kinh doanh, hãy kiên quyết cắt bỏ
- ›Từ chối mọi lời chào mời công nghệ nếu nhà cung cấp không hiểu bài toán ngành của bạn
CEO phải là 'Chief Transformation Officer'
"Không có sự dấn thân của người đứng đầu, chuyển đổi số chắc chắn chết yểu khi đụng độ xung đột quyền lợi giữa các phòng ban."
Chuyển đổi số về bản chất là sự tái cấu trúc lại cách thức vận hành và phân chia trách nhiệm trong tổ chức. Khi đưa hệ thống vào, quyền lực thông tin của một số cá nhân sẽ bị san sẻ, sự mập mờ trong công việc sẽ bị minh bạch hóa.
Lúc này, sự phản kháng là điều tất yếu. Trưởng phòng IT hay đơn vị tư vấn bên ngoài không bao giờ có đủ quyền uy để giải quyết các xung đột này. Chỉ có CEO, với tư cách là thuyền trưởng, mới đủ sức định hình lại luật chơi mới.
- ›Trực tiếp tham gia các cuộc họp chiến lược quy trình lõi, không 'khoán trắng' cho IT
- ›Đứng ra phân xử và chốt hạ dứt khoát khi các phòng ban tranh cãi về quyền hạn và trách nhiệm
- ›Chính mình là người tiên phong sử dụng hệ thống mới (duyệt chi phí, xem báo cáo trên phần mềm)
'Rác vào thì rác ra': Dọn sạch dữ liệu trước khi lên hệ thống
"Một phần mềm triệu đô đưa vào một kho dữ liệu bẩn chỉ tạo ra những báo cáo sai lệch với tốc độ nhanh hơn."
Nguyên lý bất biến trong khoa học máy tính: Garbage In, Garbage Out (GIGO). Nếu danh mục hàng hóa của bạn có một mặt hàng nhưng lại được tạo thành 3 mã khác nhau ở các chi nhánh, thì không có trí tuệ nhân tạo nào tính toán được lượng tồn kho chính xác cho bạn.
Hãy coi việc chuyển đổi số giống như chuyển sang một ngôi nhà mới xây khang trang: đừng bê những đồ đạc hỏng hóc, rác rưởi từ căn nhà cũ sang!
- ›Rà soát và xóa bỏ toàn bộ mã sản phẩm trùng lặp, mã ảo không còn kinh doanh trước khi nạp vào hệ thống mới
- ›Chuẩn hóa danh mục khách hàng, nhà cung cấp, mã số thuế và thông tin liên hệ
- ›Chỉ đưa số liệu thực tế đã được kiểm kê đối soát sang hệ thống mới, không bê nguyên xi lịch sử sai lệch cũ
Thói quen nhỏ mỗi ngày thắng dự án quy mô hoành tráng
"Chuyển đổi số không nằm ở những buổi lễ ký kết rầm rộ; nó nằm ở kỷ luật nhập liệu của từng nhân viên mỗi sáng."
Một hệ thống ERP hay CRM chỉ sống khi nó có dòng máu dữ liệu tươi mới chảy qua mỗi ngày.
Nếu thủ kho xuất hàng mà đến 3 ngày sau mới gõ vào máy; nếu nhân viên bán hàng gặp khách mà cuối tuần mới nhớ gì gõ nấy, thì hệ thống đã chết lâm sàng từ bên trong. Chuyển đổi số thành công là khi việc thao tác trên hệ thống trở thành một phản xạ tự nhiên của nhân viên, như việc thở vậy.
- ›Biến việc cập nhật dữ liệu thành một phần trong KPI và quy trình làm việc chuẩn (SOP)
- ›Thực hiện nguyên tắc 'Real-time': phát sinh giao dịch ở đâu, nhập liệu ngay tại thời điểm đó (không dồn việc cuối tuần)
- ›Khen thưởng những cá nhân và bộ phận tuân thủ kỷ luật nhập liệu tốt nhất trong tháng
Quản trị sự thay đổi (Change Management) chiếm 80% thành bại
"Công nghệ thì dễ, con người mới khó. Bạn không thể áp đặt sự thay đổi nếu không thấu cảm nỗi sợ của người dùng."
Khi nhân viên phản ứng tiêu cực với phần mềm mới, đừng vội quy chụp họ bảo thủ. Phần lớn sự phản kháng xuất phát từ nỗi sợ: sợ làm sai bị phạt, sợ phần mềm phức tạp làm mình trông kém cỏi trước đồng nghiệp, hoặc sợ tự động hóa sẽ khiến mình mất việc.
Người lãnh đạo khôn ngoan là người biết lắng nghe, kiên trì giải thích và chứng minh cho họ thấy: công nghệ ở đây là để giải phóng họ khỏi những việc nhàm chán, giúp họ tập trung vào những việc tạo ra giá trị cao hơn.
- ›Trả lời rõ ràng câu hỏi WIIFM (What's in it for me): 'Phần mềm này giúp công việc của anh/chị đỡ vất vả ra sao?'
- ›Ghi nhận và tôn vinh những người xung phong dùng thử sớm (Early Adopters) để tạo hiệu ứng lan tỏa
- ›Kiên nhẫn lắng nghe những ức chế của nhân viên trong giai đoạn đầu thay vì chỉ trích họ chống đối
Chấp nhận 'thung lũng năng suất' trong 30-60 ngày đầu
"Trước khi bay cao hơn, mọi tổ chức đều phải trải qua giai đoạn tạm thời chậm lại để học cách đi đứng kiểu mới."
Trong lý thuyết quản trị, đây được gọi là Đường cong J (J-Curve). Khi bạn bỏ cuốn sổ ghi tay đã dùng 10 năm để chuyển sang gõ trên màn hình, tuần đầu tiên bạn chắc chắn sẽ gõ chậm hơn viết tay. Cảm giác bực bội, ức chế sẽ dâng cao.
Nếu ban lãnh đạo lung lay và cho phép nhân viên “thôi tạm thời quay lại ghi sổ cho kịp việc”, dự án sẽ vĩnh viễn chết ở đáy thung lũng. Vượt qua 60 ngày thử thách này, năng suất sẽ bật tăng theo cấp số nhân.
- ›Chuẩn bị tâm lý cho toàn công ty rằng trong tháng đầu tiên, tốc độ làm việc có thể chậm hơn 20-30%
- ›Bố trí đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật trực chiến 24/7 (Hypercare) để tháo gỡ lỗi ngay trong 5 phút
- ›Không hoảng loạn quay trở lại dùng Excel hay sổ tay khi gặp vài trục trặc kỹ thuật nhỏ lúc mới chạy
Đo lường bằng giá trị tạo ra, không phải số tính năng đưa lên
"Hệ thống thành công không phải là hệ thống có nhiều màn hình nhất, mà là hệ thống mang lại nhiều tiền và thời gian nhất cho doanh nghiệp."
Nhiều đơn vị triển khai phần mềm tự hào khoe rằng họ đã dựng lên 100 báo cáo và 50 quy trình tự động. Nhưng nếu không ai mở những báo cáo đó ra xem và các quy trình đó làm nhân viên mất thêm thời gian vô ích, thì đó là một sự lãng phí khủng khiếp.
Hãy luôn tự hỏi: “Khoản đầu tư này đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được bao nhiêu tiền, kiếm thêm được bao nhiêu doanh thu và phục vụ khách hàng nhanh hơn bao nhiêu lần?”
- ›Đo lường thời gian chu kỳ: Thời gian xử lý 1 đơn hàng giảm từ 48 giờ xuống còn bao nhiêu giờ?
- ›Đo lường mức độ sai sót: Tỷ lệ lệch số liệu tồn kho thực tế so với sổ sách giảm về dưới 1%?
- ›Đo lường chi phí nhân sự: Giảm được bao nhiêu giờ làm thêm (OT) của bộ phận kế toán vào mỗi kỳ chốt số?
Chiếc la bàn cho hành trình dài hạn
Chuyển đổi số không phải là một đích đến cố định, nơi bạn có thể chạm tay vào chiếc cúp rồi ung dung dừng lại. Nó là một bài tập thể dục rèn luyện sức đề kháng và độ linh hoạt cho doanh nghiệp.
7 điều tâm niệm trên không phải là những khẩu hiệu treo trên tường cho đẹp mắt. Chúng là chiếc la bàn giúp bạn không bị lạc lối giữa rừng thông tin công nghệ bạt ngàn. Dù mai này bạn chọn nền tảng nào (Odoo, SAP hay bất kỳ công cụ nào), chừng nào bạn giữ vững 7 tâm niệm này, con thuyền doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ về đích an toàn.